Product Update 396: Elektronische facturen importeren in het inkoopboek

Facturen zijn officiële documenten die betrekking hebben op producten, aantallen en bedragen die betaald dienen te worden. Facturen kunnen op verschillende manieren verzonden worden zoals bijvoorbeeld op een elektronische wijze, via e-mail of via een papieren document. Het inboeken van ontvangen facturen kan een tijdrovend karwei zijn zeker wanneer deze handmatig ingevoerd dienen te worden.

In Exact Globe, Grote Beer voor Windows en Exact Compact was het in voorgaande releases reeds mogelijk om bij het versturen van facturen via e-mail de optie 'eFactuur als bijlage' aanvinken. Wanneer u deze optie aanvinkt kunt u een bijlage meesturen met de e-mail. Dit betreft een XML bestand die (afhankelijk van het land) is opgemaakt volgens het UBL, fInvoice of eFactura formaat. Dit zijn bestanden die informatie over de factuur bevatten en die uw debiteur kan gebruiken om in zijn of haar administratie te importeren.

Vanaf deze product update kunt u deze bestanden ook importeren in uw administratie. Wanneer uw leverancier u een factuur per e-mail en met een eFactuur als bijlage stuurt, kunt u deze nu in uw administratie importeren.

In het selectiescherm van de inkoopboekingen is hiervoor de knop 'eFactuur' toegevoegd. Met deze knop opent u een import scherm waarmee u de ontvangen eFacturen in het UBL, fInvoice of eFactura formaat in uw administratie kunt importeren. Het systeem maakt vervolgens op basis van de informatie van deze eFactuur automatisch een inkoopboeking aan.

In het importscherm kunt u aangeven of u een bestand wilt importeren of alle bestanden in een directory. Bij het importeren met de optie 'Map' worden alle facturen die in die map staan geïmporteerd. Facturen die in subfolders staan worden niet geïmporteerd.

Wanneer u een factuur of een map heeft geselecteerd is de knop 'Verwerken' actief waarmee u het importeren kunt starten. Wanneer u naast het XML bestand met de factuurgegevens tevens een PDF bestand heeft ontvangen zal het systeem tijdens het importeren controleren of er een PDF bestand met de zelfde naam als het XML bestand aanwezig is in dezelfde directory. Als dit het geval is wordt tijdens de import het PDF bestand als bijlage aan de inkoopboeking gekoppeld. Wanneer er geen PDF bestand gevonden kan worden wordt alleen het XML bestand als bijlage gekoppeld.

Wanneer de import succesvol is wordt dit aangegeven in de sectie 'Resultaat' in de kolom 'Resultaat' aangegeven middels de opmerking "Verricht". Wanneer een factuur niet geïmporteerd kan worden wordt in deze kolom de opmerking "Kan niet verwerken" getoond met daarachter de reden.

De knop 'Exporteren' is alleen actief na na een succesvolle of mislukte import. Met deze knop exporteert u de importresultaten zoals die in de 'Resultaat' getoond worden, naar MS Excel.

Deze knop 'Openen' is alleen actief na een succesvolle import. Met deze knop opent u de aangemaakte inkoopboeking. In de sectie 'Resultaat' kunt u de boeking selecteren om die vervolgens met deze knop te openen.

Opmerking: Als de datum van de factuur in een gesloten periode valt, of wanneer de valuta in de factuur niet overeenkomst met de valuta van het inkoopdagboek dan wordt de factuur niet geïmporteerd. Meer informatie over het importeren van eFacturen en de aandachtspunten kunt u vinden in de online help.